Wie moet uitgerust worden, vanaf wanneer, en hoe pakt u het aan zonder er uw avonden aan te verliezen: het overzicht van het verplichte kassasysteem in de Belgische horeca.
De vraag komt terug bij elke installatie, van de frituur in Charleroi tot de brasserie in Namen: "en ik, ben ik verplicht?" Jarenlang hing het antwoord af van een omzetdrempel die iedereen op zijn eigen manier berekende. Die tijd is voorbij. Met het GKS 2.0 heeft de FOD Financiën beslist: het verplichte kassasysteem zal geleidelijk alle horecazaken in België betreffen. Het gaat erom te weten wanneer u aan de beurt bent, en hoe u zich daar rustig op voorbereidt.
Gecertificeerd kassasysteem, black box, GKS: waarover hebben we het?
Drie namen voor hetzelfde. Een gecertificeerd kassasysteem is een kassa gekoppeld aan een fiscale module (de FDM) die elk kassaticket onvervalsbaar registreert. Onmogelijk om een verkoop te wissen of een ticket achteraf aan te passen: alles is ondertekend en voorzien van een tijdstempel, en de FOD Financiën kan dit raadplegen bij een controle.
Overigens beheert een fatsoenlijk gecertificeerd kassasysteem ook de btw-splitsing zonder dat u eraan denkt: 12% op ter plaatse geserveerd eten, 21% op dranken, soft drinks inbegrepen, 6% op eten om mee te nemen. Een gerecht in de zaal en een broodje om mee te nemen op hetzelfde ticket? De kassa splitst, het Z-rapport komt proper uit, uw boekhouder ademt op.
Wie valt onder de regeling in België?
Tot nu toe rustte de verplichting op een omzetdrempel gerealiseerd bij restauratie ter plaatse. Resultaat: twee snackbars in dezelfde straat in Luik, de ene met black box, de andere zonder, en niemand om uit te leggen waarom. Veel uitbaters voeren op zicht, tussen de boekhouder die ja zegt en de collega die nee zegt.
De hervorming GKS 2.0 maakt een einde aan die logica van drempels. Op termijn zal de vraag niet meer zijn "moet ik?" maar "tegen wanneer?". Gastronomisch restaurant in Brussel, frituur in Charleroi, bar in Namen of brasserie in Antwerpen: iedereen zal er uiteindelijk aan moeten geloven.
GKS 2.0: de officiële kalender van de FOD Financiën
Er zijn vier deadlines vastgelegd. Noteer die van toepassing is op u:
- 1 juli 2026: gecertificeerd kassasysteem verplicht voor alle nieuwe horecazaken.
- 1 juli 2027: eerste migratiegolf voor bestaande GKS.
- 1 juli 2028: tweede migratiegolf.
- 1 januari 2029: alle horecazaken moeten uitgerust zijn.
Vertaling: als u na 1 juli 2026 opent, bent u vanaf de eerste dag betrokken. Als u al draait met een oude zwarte doos, valt uw migratie in 2027 of 2028 naargelang uw situatie. En op 1 januari 2029 glipt niemand meer door de mazen.
Eerlijk gezegd, wachten tot de laatste deadline is een slechte berekening. Bij elke uiterste datum zijn de erkende installateurs overspoeld en lopen de wachttijden op. Wie zich in een rustige winter uitrust, buiten het seizoen, kiest zijn eigen moment. De anderen ondergaan de kalender.
En als u niet in orde bent?
Een controle van de FOD Financiën zonder conform kassasysteem, dat is een boete, en vaak het begin van een regelmatige relatie met de administratie: verhoogde controles, btw-verificaties, vragen over vorige boekjaren. Het bedrag varieert per geval, maar de echte kost ligt elders: tijd, stress en een dossier dat u blijft achtervolgen.
Terwijl u uw conformiteit controleert, een nuttige herinnering: vanaf 1 januari 2026 is B2B-e-facturatie via PEPPOL verplicht in België. Als u facturen stuurt naar bedrijven, cateraars of bedrijfsevenementen, kunt u beide dossiers meteen regelen.
Hoe in regel komen
Eerste stap: maak de balans op van uw situatie. Openingsdatum, huidig materiaal, deadline die voor u geldt. Tien minuten met uw accountant volstaan vaak om duidelijkheid te krijgen.
Kies vervolgens een gecertificeerd en door de FOD Financiën erkend kassasysteem, en laat het installeren door een erkende professional. Hij regelt de registratie bij de administratie, de instelling van de btw-tarieven en de aansluiting van de fiscale module. Bij URBANPOS rusten we de Belgische horeca uit sinds 2010: meer dan 3.000 zaken draaien met onze gecertificeerde RESTOMAX-kassa's, geïnstalleerd binnen 48 uur, met ondersteuning 6 dagen op 7 in het Frans.
Dan is er nog de opleiding van het team. Laten we eerlijk zijn: de eerste diensten met een nieuw scherm, daar wordt achter de toonbank over geklaagd. Reken op een paar dagen aanpassing, niet meer. Een goede opleiding op de dag van de installatie, en uw obers kasseren tegen de tweede week net zo snel als voorheen.