Migratiekalender GKS 2.0: uw deadline volgens aankoopdatum van uw kassa

Twee naburige brasseries in Namen, dezelfde kaart, hetzelfde volume. De eerste heeft zijn kassa gekocht in 2016, de tweede in 2023. De eerste moet overschakelen naar GKS 2.0 tegen juli 2027; de tweede heeft tot januari 2029. De GKS 2.0-migratiekalender gepubliceerd door de FOD Financiën werkt zo: uw vervaldatum hangt af van de aankoopdatum van uw huidige kassa. Hier leest u hoe u de uwe kunt herkennen, en vooral wat u ermee moet doen.

Fase 0 — Nieuwe vestigingen (vanaf 1 juli 2026)

Het is al van kracht. Vanaf 1 juli 2026 mag geen enkel GKS 1.0 meer geïnstalleerd worden in een nieuwe zaak.

Opent u deze herfst een snackbar in Bergen? Uw leverancier moet meteen een GKS 2.0-kassa installeren, vanaf de eerste dienst. Geen uitzondering, geen respijtperiode.

De goede kant van de zaak: u zult nooit migreren. U start met het juiste systeem, en de rest van dit artikel gaat u niet meer aan.

Fase 1 — Kassa's aangekocht tot en met 31 december 2017

Uw kassa werd aangekocht vóór 1^e januari 2018? Uw uiterste datum is 1^e juli 2027. U hebt minder dan een jaar.

Dat is weinig. Tussen de offerte, de bestelling van het materiaal, de overname van uw kaart en de opleiding van het team, wordt een serieuze migratie maanden op voorhand voorbereid. En als uw toenmalige leverancier failliet is, telt u er nog de tijd bij om een nieuwe te vinden.

Ons advies, zonder omwegen: start de procedures nu. Een kassa uit 2016 bereikt sowieso het einde van haar levensduur. Beter de conformiteit en het oude materiaal in één keer regelen, dan twee werkzakken betalen met achttien maanden tussentijd.

Fase 2 — Kassa's aangekocht tussen 2018 en 2021

Aankoop tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021? U heeft tot 1 juli 2028, dus iets minder dan twee jaar.

Comfortabel op papier. Behalve dat alle restauranthouders van dezelfde golf hetzelfde tijdschema hebben als u, en dat de erkende installateurs hun agenda's zullen zien vollopen naarmate de datum nadert. Achterblijvers riskeren hun wachttijd te betalen in weken vertraging, op het slechtste moment.

Mik op eind 2027 uiterlijk. U zult uw tijdslot kunnen kiezen in plaats van het te ondergaan, idealiter tijdens uw rustige weken eerder dan aan de vooravond van het terrassenseizoen.

Fase 3 — Kassa's aangekocht vanaf 1 januari 2022

Kassa gekocht in 2022 of later? Uw deadline valt op 1 januari 2029, over ongeveer tweeënhalf jaar.

Geen haast. Eén vraag die u nu al aan uw leverancier moet stellen: zal uw materiaal naar GKS 2.0 kunnen door een eenvoudige software-update, of moet het vervangen worden? Het antwoord verandert het budget volledig, en u kent het beter voordat u uw andere investeringen plant.

Hoe kent u de exacte aankoopdatum van uw kassa?

Veel uitbaters weten niet meer in welk jaar de kassa is aangekomen. Vier sporen om de datum terug te vinden:

• De originele aankoopfactuur, de meest betrouwbare referentie
• Het serienummer van de kassa, te verifiëren bij de fabrikant
• Uw GKS-registratiedossier bij de FOD Financiën, waarin de datum vermeld staat
• Uw huidige leverancier, die de historiek bewaart

De reflex om vanavond te nemen, na de Z-sluiting: haal die factuur tevoorschijn en noteer het jaar ergens. Twee minuten die uw wettelijke deadline bepalen.

Bijzonder geval van tweedehands: het is de oorspronkelijke aankoopdatum door de eerste eigenaar die telt, niet die van uw overname. Bij twijfel is uw GKS-dossier bij de FOD Financiën doorslaggevend.

Onze aanbeveling per fase

Onderstaande tabel geeft het tempo aan. De logica is simpel: hoe ouder uw kassa, hoe sneller u moet bewegen.

Een regel die zich bewezen heeft bij onze klanten: rond de migratie minstens zes maanden vóór uw deadline af. Van de 3.000 vestigingen die we uitrusten, verlopen de soepelste overgangen buiten het seizoen, wanneer het team tijd heeft om het nieuwe systeem te leren kennen tijdens rustige diensten in plaats van tijdens de spits.

Om verder te gaan

• → Zelfdiagnose GKS 2.0: uw persoonlijke deadline in 30 seconden
• → PDF-checklist: 10 controlepunten om uw migratie goed voor te bereiden

Noteer uw deadline waar u ze elke dag ziet, en trek dan zes maanden af: dát is het moment waarop uw migratie moet afgerond zijn. En als u liever persoonlijk overlegt, het team is hier bereikbaar.