Kost van de GKS 2.0-migratie: hoeveel moet u echt voorzien?

"En wat gaat me dat kosten, die hele zaak?" Dat is de eerste vraag die we horen als we over GKS 2.0 praten met een zaakvoerder. Eerlijk antwoord: de kost van de GKS 2.0-migratie gaat van ongeveer 1.650 € voor een frituur met één kassa tot meer dan 17.000 € voor een kleine keten uitgerust met bestelzuilen. Alles hangt af van wat u behoudt en van wat u bij de gelegenheid toevoegt. Hier zijn de cijfers, post per post.

Wat de factuur samenstelt

Een GKS 2.0-migratie is bijna nooit één aankoop. De factuur verdeelt zich over zeven posten, en u zult ze niet allemaal nodig hebben:

• FDM 2.0, de fiscale module: 200 à 500 €. De enige post die de wet u echt oplegt.
• Kassa / tablet: 0 tot 1.500 € afhankelijk van of uw huidige materiaal compatibel blijft of niet
• Thermische printer: 0 tot 250 €. Vaak volstaat uw huidige nog.
• Softwarelicentie: 149 tot 349 € per maand volgens de formule.
• Installatie en configuratie ter plaatse: 200 tot 800 €.
• Opleiding van het team: 0 tot 400 €, vaak inbegrepen in de licentie.
• Gegevensmigratie (artikelcatalogus, klanten, historiek): 200 tot 600 €

Deze vorkwaarden komen uit onze eigen offertes. Het meest sprekende blijft vier concrete profielen uitrollen.

De frituur met één kassa: ongeveer 1 650 €

Nemen we een frituur in Charleroi. Eén kassa aan de toonbank, tussen 100 en 300 klanten per dag, cash en kaart. De standaardofferte: een Sunmi-tablet van 11 inch met FDM 2.0 voor € 800, een thermische printer voor € 200, en een Bluetooth-betaalterminal die niets kost in het kader van de lopende Viva.com-handelaarsaanbieding. Tel daar € 350 bij op voor installatie en twee uur opleiding, plus € 300 voor het overnemen van uw artikelcatalogus. Totaal: circa € 1.650, daarna een Brasserie-licentie van € 149 per maand.

Eerlijk gezegd, op dit niveau is overuitrusten onnodig. Een frituur heeft noch een keukenscherm noch Pocket voor obers nodig. Tablet, FDM, printer: waarmee u de vrijdagavondspits zonder blikken of blozen doorkomt.

Het restaurant van 50 tot 80 couverts: rond 3.950 €

Andere situatie: een brasserie in Namen, tafelservice, twee of drie obers, een keuken die zijn bonnen in volgorde wil. Hier wordt de offerte uitgebreider. De hoofdkassa met FDM 2.0: 900 €. Twee Pockets om bestellingen in de zaal op te nemen: 1.200 €. Een keukenscherm van 21 inch: 400 €. Twee printers, één aan de kassa en één bij de passe: 450 €. De betaalterminal kan op 0 € uitkomen als uw bank meespeelt. Met 600 € installatie en opleiding op een halve dag, en 400 € datamigratie, komen we uit op ongeveer 3.950 €, daarna 149 € per maand.

De post die doet twijfelen, zijn de Pockets. Onze klanten die de stap gezet hebben, keren nooit terug: geen bonnetje dat wegwaait boven de doorgeef, geen heen-en-weer voor een scheef gekrabbelde bestelling.

De fastfood met bestelzuilen: ongeveer € 12.400

Een fastfood die 200 à 400 couverts serveert tijdens de middagshift, met Uber Eats en Deliveroo parallel, speelt in een andere categorie. Het grootste stuk zijn de twee SmartKiosk-zuilen 27 inch: 8.000 €. Daarrond: de kassa met FDM voor 900 €, een keukenscherm 27 inch voor 500 €, een Pocket voor 600 €, printers voor 600 €, zes uur ingebruikname en opleiding voor 1.200 €, en de koppeling van de bezorgplatformen via HubRise voor 600 €. Totaal: circa 12.400 €, met een Fast Food-licentie van 249 € per maand die de twee zuilen, het keukenscherm en HubRise dekt.

De kleine keten van drie vestigingen: ongeveer € 17.700

Voor drie restaurants rekent u ongeveer 10.000 € aan materiaal (kassa's, keukenschermen, Pockets), 4.000 € voor één bestelzuil per vestiging, 2.500 € voor installatie en opleiding, en 1.200 € voor een geconsolideerde datamigratie. Dus ongeveer 17.700 € investering, plus een Onbeperkt-licentie aan 349 € per maand per vestiging, met mogelijke kortingen op deze schaal. De echte winst bij multi-sites is het geconsolideerde overzicht: uw drie Z-bonnen op één scherm, elke ochtend, vóór de eerste koffie.

Wat de migratie oplevert

Dan is er nog de gevoelige vraag: verdient dit zich terug? Van de 3.000 zaken die wij uitrusten, is het meest rendabele de bestelzuil: het gemiddelde ticket stijgt met 25 tot 40%, omdat een klant alleen voor een scherm de saus, de extra en het dessert toevoegt zonder zich gehaast te voelen door de rij. Het keukenscherm schakelt verloren bonnen en leesfouten uit. De Pocket versnelt de bestellingen, de QR-code aan tafel laat de zaal sneller draaien, en de Click & Collect rechtstreeks vermijdt u de commissie van bezorgplatformen.

Laten we eerlijk zijn: het is niet overal magisch. Een bestelzuil is snel rendabel in een fastfood met hoog debiet, veel minder in een gastronomische tafel van 30 couverts. En de eerste twee weken zal uw brigade zeuren tegen het nieuwe scherm. In plaats van een universele terugverdientermijn voor te houden, berekenen we die liever met u, op uw reële cijfers.

De factuur spreiden: vier pistes

U bent niet verplicht dit alles in één keer uit te geven. Langetermijnleasing groepeert materiaal en licentie in een vaste maandelijkse vergoeding over 36 tot 48 maanden: geen kasuitgave bij aanvang, een leesbare huurprijs in uw boekhouding. Kredietleasing via uw bank blijft de klassieke weg voor materiaal. URBANPOS biedt ook betalingsfaciliteiten om de investering in de tijd te spreiden. Tot slot bestaan er gewestelijke steunmaatregelen voor digitalisering in Wallonië en Brussel: de voorwaarden wijzigen regelmatig, controleer geval per geval voordat u hierop rekent.

Om verder te gaan

• → Transparante RESTOMAX tarieven per formule
• → Alles over GKS 2.0: volledige gids pagina
• → PDF-checklist migratie

Laatste berekening, degene die we vergeten: de kost van niets doen. Na uw vervaldatum stelt een niet-conforme kassa u bloot aan een boete en een btw-controle die meer zullen kosten dan de migratie zelf. Neem uw datum in de kalender hierboven, vraag twee offertes, vergelijk regel per regel. En als u een externe blik wilt, Vraag uw gepersonaliseerde URBANPOS-offerte aan : eenmaal de beslissing genomen, gebeurt de installatie binnen 48 uur.