Het kassasysteem is een van de weinige tools die u bij elke dienst zal volgen, jarenlang. U kunt het dus maar beter meteen goed kiezen. Dit zijn de 7 criteria die écht tellen.
Zaterdagavond, 20u30. De zaal zit vol, de doorgeef loopt over en twee tafels vragen tegelijk de rekening. Daar, in het piekmoment, wordt een kassasysteem voor restaurant beoordeeld: niet in de brochure. Uw kassasysteem kiezen wanneer u opent of een zaak overneemt, moet u voorbereiden. Men verkoopt u vaak functies. Wat u echt koopt, is gewonnen tijd en vermeden fouten.
De 7 criteria om uw kassasysteem te kiezen
Houd deze lijst in gedachten voordat u ook maar iets tekent. Elk punt kunt u met één simpele vraag aan de leverancier verifiëren.
- De GKS 2.0-conformiteit (de black box) — In België moet de kassa van een restaurant gekoppeld zijn aan een systeem dat gecertificeerd is door de FOD Financiën. De kalender ligt al vast. Eerste vraag om te stellen: is uw materiaal klaar voor het GKS 2.0?
- Snelheid tijdens de spits — Een bestelling moet in drie taps vertrekken, niet in twaalf. Duidelijk zalenplan, grote knoppen, rechtstreekse verzending naar de keuken. Stel u de interface voor op een vrijdagavond voordat u koopt.
- De gesplitste rekeningen en het tafelbeheer — Hoeveel keer per dienst vraagt men u een nota in vier te knippen? Een goede kassa doet dat zonder zweten: tafeltransfer, gedeelde nota, artikel verplaatst van het ene naar het andere couvert.
- De geïntegreerde betaling — De betaalterminal moet communiceren met de kassa. Het bedrag vertrekt vanzelf, Bancontact en Payconiq inbegrepen. Gedaan met dubbele invoer en het risico op fouten bij het teruggeven van wisselgeld.
- De support, in het Frans en dichtbij u — Een scherm dat vastloopt op zaterdagavond lost u niet op via mail op maandag. Controleer de openingsuren van de support, de taal, en of een technieker zich 's avonds kan verplaatsen.
- De schaalbaarheid — U opent misschien vandaag geen bestelzuil. Maar over twee jaar? Keukenscherm (KDS), Pocket voor obers, Click & Collect, geldautomaat: beter een kassa die met u meegroeit dan een systeem om te vervangen.
- De reële kost, niet alleen de afgeprinte prijs — Tel licentie, materiaal, onderhoud en updates bij elkaar. Kijk dan naar wat het opbrengt: op bestelzuilen zien we bij onze klanten +25 tot 40 % gemiddeld ticketbedrag.
Het criterium dat niet onderhandelbaar is: de GKS 2.0-conformiteit
Een Belgisch restaurant waarvan de omzet in restauratie de drempel vastgelegd door de FOD Financiën overschrijdt, moet werken met een gecertificeerd kassasysteem. De zwarte doos (FDM) registreert elke verkoop op onvervalsbare wijze en levert een proper Z-rapport aan het einde van de dienst. Dit is geen optie: dit is de wet.
En het systeem verandert. Het GKS 2.0 vervangt de huidige zwarte doos volgens een officiële kalender van de FOD Financiën:
- 1 juli 2026: verplicht voor nieuwe horecazaken
- 1 juli 2027: eerste migratiegolf van bestaande GKS
- 1 juli 2028: tweede migratiegolf
- 1 januari 2029: alle horecazaken moeten overgeschakeld zijn
Vertaling voor uw project: als u na 1 juli 2026 opent, bent u automatisch betrokken. Vandaag een kassa kopen die niet klaar is voor GKS 2.0, is een probleem kopen voor morgen. We hebben de stappen toegelicht op onze pagina GKS 2.0.
Goede kassa rijmt ook met goede fiscaliteit. De Belgische horeca-btw laat verschillende tarieven samenleven op eenzelfde ticket: 12 % op voeding geserveerd in de zaal, 21 % op dranken, 6 % voor afhaal. Een goed ingestelde kassa verdeelt elke regel vanzelf en bespaart u het sorteren zondagavond. En als u factureert aan bedrijven, is elektronische PEPPOL-facturering verplicht in België sinds 1 januari 2026: beter een kassa die weet hoe ermee te verbinden.
Hoe URBANPOS Belgische restauranthouders begeleidt
URBANPOS installeert en integreert het RESTOMAX-ecosysteem vanuit Lasne. In 15 jaar vertrouwen meer dan 3.000 horecazaken op ons, met een beoordeling van 4,9/5 op 81 Google-reviews. Installatie binnen 48u, opleiding van het team inbegrepen, ondersteuning 6d/7 in het Frans met mogelijke verplaatsing 's avonds.
Onze technici komen overal in België: Brussel, Wallonië en Vlaanderen. Wij configureren uw btw-tarieven, verbinden de betaalterminal, vormen uw obers. U houdt zich bezig met de keuken en de zaal.
Persoonlijk advies nodig?
Onze experts begeleiden u gratis bij de keuze van de kassa die bij uw zaak past.
Vraag een gratis offerte aan