GKS 2.0 multi-site: hoe 3 of 10 vestigingen parallel migreren

Een brasserie in Namen, een Italiaan in Waver, een derde vestiging die opent in Louvain-la-Neuve. Drie kassa's, aangekocht op drie verschillende momenten, dus drie potentieel verschillende deadlines. Eén restaurant migreren naar GKS 2.0 is een haalbaar project. 3, 5 of 10 vestigingen migreren, dat is een groepsproject met een echte planning en beslissingen die genomen moeten worden. Hier is de methode die werkt voor een GKS 2.0-migratie over meerdere vestigingen die uw diensten niet verstoort.

Wat er gebeurt wanneer elke vestiging op eigen houtje migreert

Het klassieke scenario kennen we goed: elke zaakvoerder onderhandelt met zijn installateur, op zijn datum, met zijn prioriteiten. Zes maanden later heet diezelfde burger "Cheese bacon" in Namen en "Burger fromage" in Waver, met twee prijzen en twee productfiches.

De teams staan ook niet op hetzelfde niveau, omdat de opleiding in drie keer gebeurde, met drie opleiders. De geconsolideerde rapportering wordt geknutsel: uw boekhouder besteedt zijn maandagen aan het herplakken van exports die niet dezelfde taal spreken. En het budget ontploft, omdat elke vestiging zijn installatie apart heeft onderhandeld.

Een gestructureerde migratie pakt het probleem omgekeerd aan. Aangezien u toch van systeem moet veranderen, kunt u er net zo goed van profiteren om de groep te harmoniseren en eindelijk als een echte keten te werken.

Eerste stap: dateer elke kassa

De wettelijke deadline valt niet op groepsniveau. Ze valt per kassa, volgens de aankoopdatum: juli 2027 voor kassa's gekocht tot eind 2017, juli 2028 voor die van 2018 tot 2021, januari 2029 voor de recentste. Eenzelfde groep kan dus een vestiging hebben die binnen minder dan een jaar moet migreren en een andere die wettelijk nog tijd heeft.

Ons advies, zonder omwegen: stem iedereen af op de dichtstbijzijnde deadline. Twee generaties kassa's naast elkaar laten draaien gedurende achttien maanden, met twee back offices en twee afsluitingslogica's, kost meer energie dan de migratie zelf. Uw managers die tussen sites draaien, zullen het bevestigen: jongleren tussen twee systemen wil niemand.

Zes maanden voor vijf sites: de gefaseerde aanpak die stand houdt

Voor een groep van vijf vestigingen is dit het ritme dat bewezen heeft bij onze klanten:

• Maand 1 en 2: audit van de groep, keuze van de leverancier, harmonisatie van de catalogi en prijzen, ontwerp van het geconsolideerde backoffice
• Maand 3: migratie van de pilootsite
• Twee à drie weken evaluatie: feedback van het team, bijsturing van de processen
• Maand 4 en 5: migratie van de overige sites, één per week
• Maand 6: stabilisatie, gevorderde opleiding van de managers, activering van de aanvullende modules (foodcost, bijvoorbeeld)

Kies voor de piloot de vestiging die het meest representatief is voor uw werking, niet de eenvoudigste. Wat daar problemen oplevert, zal elders ook vastlopen, en beter dat u dat in maand 3 ontdekt dan in maand 5. Houd vervolgens het ritme van één vestiging per week aan, niet meer: elke overschakeling vraagt de inzet van uw opleidingsverantwoordelijke, en een team dat start heeft hem in de zaak nodig, niet aan de telefoon.

Wie bestuurt wat

Een multisiteproject rust op vier rollen. Een sponsor, de baas of de algemeen directeur, die de beslissingen neemt: harmoniseren we de prijzen tussen de vestiging in Charleroi en die in Knokke, ja of nee. Een projectleider, vaak de CFO of de operationeel directeur, die er gedurende zes maanden een goed derde van zijn tijd aan besteedt. Een referent per vestiging, over het algemeen de manager, die zijn team opleidt en problemen doorspeelt. Een IT-referent, intern of extern, voor het netwerk en de printers.

De klassieke fout: alles delegeren aan de manager van één enkele vestiging. Hij zal voor zijn eigen parochie kiezen. Zijn cataloguskeuzes zullen perfect zijn voor bij hem en wankel voor de vier andere.

De echte winst: de geconsolideerde backoffice

De conformiteit is de verplichting. Het unieke backoffice is de beloning. Concreet verandert het vier dingen in uw dagelijkse werk als groepsuitbater:

• het cijfer van de dag van alle vestigingen in real time, op uw gsm, zonder iemand te bellen
• een prijs die één keer aangepast wordt en overal doorgevoerd, op de dag dat uw leverancier zijn tarieven verhoogt
• de vergelijking tussen vestigingen, gemiddelde kassabon en marges, met de enige vraag die telt: waarom doet die vestiging het beter
• een gecoördineerde planning, met medewerkers die gedeeld worden tussen nabijgelegen vestigingen

RESTOMAX Back Office beheert van nature multi-sites. Bekijk de demo.

De indicatoren om tijdens de migratie op te volgen

U hebt geen dashboard van een consultant nodig. Vijf indicatoren die elke week worden opgemeten, volstaan om te weten of het project standhoudt. De eerste fouten zijn trouwens altijd dezelfde: het ticket dat op de verkeerde printer uitkomt, de toeslag die niet terug te vinden is in de nieuwe catalogus.

Een omzetverschil van enkele procenten tijdens de transitie is normaal: het team leert, de automatismen worden opnieuw gecreëerd. Als het verschil na een maand op een vestiging aanhoudt, zoek dan in de opleiding, niet in het materiaal.

Wat wij voorzien voor groepen

Bij URBANPOS genieten groepen van drie vestigingen of meer van een specifiek kader: degressieve tarieven naargelang het aantal locaties, één aanspreekpunt van de eerste audit tot de laatste gemigreerde locatie, en een opleiding van uw managers zodat zij vervolgens hun eigen teams kunnen opleiden. De support blijft 6 dagen op 7 bereikbaar, in het Frans, met eventuele verplaatsing 's avonds. Handig, wanneer een overschakeling eindigt na de drukste uren.

Om verder te gaan

• → Cloud Back Office RESTOMAX — dashboard demo
• → Hoofdpagina GKS 2.0
• → Offerte aanvragen voor keten / groep

Goed aangepakt laat een multi-sitemigratie u een geharmoniseerde groep achter: dezelfde kaarten, dezelfde cijfers, één dashboard. Stuurt u drie vestigingen of meer? Laten we over uw project praten.