Création fiche client - Guide détaillé

Quand / Pourquoi : à chaque nouveau client qui doit être retrouvé en caisse, recevoir une facture, ou payer par virement. Ce guide reprend chaque écran dans l'ordre réel, avec les pièges à éviter (bouton B2B, TVA, Peppol).

1. Se connecter au backoffice

Ouvrez backoffice.restomax.com, saisissez l'email et le mot de passe du compte, puis cliquez sur Se connecter.

2. Ouvrir Clients et créer un nouveau client B2C

Dans le menu latéral, cliquez sur l'icône Clients, puis sur le bouton vert Nouveau client B2C.

⚠️ Piège : les boutons Nouveau client B2C (vert) et Nouveau client B2B (violet) sont côte à côte. On crée toujours un client en B2C, même pour une société ou un indépendant : le type B2B n'est pas utilisé chez nous.

Une fenêtre Nouveau client B2C s'ouvre, avec quatre sections repliables à compléter dans l'ordre : General, Finance & comptabilité, Adresse administrative et, si besoin, Adresse de facturation.

3. Section General : identité du client

Complétez le Prénom et le Nom, puis, dans le bloc Identité juste en dessous : Civilité, Langue, Email et, si le client souhaite recevoir ses factures sur une adresse différente, Email factures.

💡 Astuce : c'est grâce à ces informations, en particulier le nom, le prénom et l'email, que le client peut être retrouvé en caisse au moment de sa commande. Une fiche mal renseignée (juste un prénom) sera difficile voire impossible à retrouver la fois suivante. Complétez tous les champs disponibles, même ceux qui ne semblent pas indispensables au premier abord.

4. Section Finance & comptabilité : facturation, virement, TVA

Dépliez la section Finance & comptabilité. C'est la section la plus importante : elle regroupe la fréquence de facturation, le virement bancaire et, pour un client assujetti, le numéro de TVA et Peppol.

Le champ Fréquence facture est le plus important à ce stade :
- À utiliser : toujours Immédiat. La facture est générée automatiquement dès que la commande du client est clôturée.
- À laisser de côté : l'option Manuel existe dans la liste mais ne doit pas être choisie. Elle ne déclenche rien automatiquement et oblige à générer chaque facture soi-même.

⚠️ Piège : la bascule Virement bancaire, un peu plus bas, active un moyen de paiement spécifique en caisse pour ce client, mais ce n'est pas lié à la facture (l'un ne déclenche pas l'autre). Cette bascule est vouée à disparaître : ne l'activez pas, la facturation via la fréquence Immédiat suffit dans tous les cas.

Si le client est assujetti à la TVA

Complétez le Numéro de TVA puis cliquez sur Vérifier. Le système recherche le numéro et propose de pré-remplir le nom et l'adresse.

Cliquez sur Oui pour accepter le pré-remplissage (il est fiable, provient de la base officielle), ou sur Non pour garder ce que vous avez déjà saisi.

Activez ensuite la bascule Peppol, juste en dessous : c'est l'étape que l'on oublie le plus souvent.

💡 Règle simple : client assujetti à la TVA → activez toujours Peppol. C'est ce qui permet d'envoyer une facture électronique conforme, obligatoire en Belgique pour les clients professionnels.

Info-bulle Peppol : « Spécifie si les factures de ce client sont envoyées dans Peppol. L'intégration Peppol doit être activée dans le magasin et le client doit exister dans Peppol. »

Un champ ID Peppol apparaît alors, juste en dessous de la bascule.

Info-bulle ID Peppol : « Définir un ID Peppol personnalisé si l'ID récupéré à partir du numéro de TVA n'est pas valide pour recevoir des factures, ou si un ID Peppol différent est requis. »

⚠️ Piège : dans la grande majorité des cas, laissez le champ ID Peppol vide. Une fois le numéro de TVA vérifié, le système construit lui-même l'identifiant Peppol du client à partir de ce numéro. Ne le remplissez que si le client signale explicitement que son identifiant est différent de son numéro de TVA, ou que sa facture électronique ne lui parvient pas.

5. Section Adresse administrative

Dépliez la section Adresse administrative et complétez la Rue, le Code postal, la Ville et le Pays.

Une adresse complète est nécessaire si le client doit recevoir une facture papier, ou si son numéro de TVA doit être vérifié.

6. Section Adresse de facturation : uniquement si elle diffère

Cette section est vide par défaut.

💡 À ne remplir que si besoin : dans la grande majorité des cas, l'adresse administrative sert aussi d'adresse de facturation, laissez donc cette section vide. Ne la complétez que si le client demande explicitement à recevoir ses factures à une adresse différente (par exemple un siège social distinct de l'adresse du magasin ou du point de livraison).

7. Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer et fermer en bas du formulaire pour créer la fiche client.

Comment fonctionnent le paiement et la facturation

La facture dépend de la fiche client, pas du moyen de paiement

Le client choisit librement son moyen de paiement au moment de régler (carte, espèces...). Mais si sa fiche client est attribuée à la table pendant son passage, une facture sera générée automatiquement, même s'il a payé par carte. La génération de la facture ne dépend donc pas du moyen de paiement choisi, mais du fait que la fiche du client ait bien été liée à sa commande.

De la même façon, si un client souhaite payer par virement bancaire et/ou recevoir une facture, cela ne fonctionne que si sa fiche client a été attribuée à la table. Sans fiche client attribuée, ni la facture ni le virement ne peuvent être traités.

⚠️ Piège : le moyen de paiement « Facture » en caisse ne génère pas de facture à lui seul. Seule la fiche client associée à la commande permet de créer automatiquement une facture.

Retrouver les paiements encore à recevoir

Pour connaître le détail des montants encore dus par les clients, consultez ce rapport dans le backoffice : https://backoffice.restomax.com/fr/dashboard/listing/330

Suivi des virements bancaires

Les encaissements réglés par virement bancaire apparaissent à deux endroits : sur le rapport Z, à la clôture de service, et sur un rapport dédié, intitulé « Virement à effectuer / ticket », disponible dans le backoffice au même endroit que le rapport des paiements à recevoir ci-dessus.

En résumé

Étape	À faire
Type de client	Toujours B2C, jamais B2B
Coordonnées	Nom, prénom, email : le plus complet possible, pour retrouver le client en caisse
Fréquence facture	Immédiat, jamais Manuel
Virement bancaire (bascule)	Ne pas activer, fonctionnalité en voie de suppression
Client assujetti TVA	Numéro de TVA vérifié + Peppol activé
ID Peppol	Vide sauf demande explicite du client
Facture générée par	La fiche client attribuée à la table, pas le moyen de paiement
Moyen de paiement « Facture »	Ne génère pas de facture, ne pas s'y fier
Paiements à recevoir	Rapport listing/330
Virements bancaires	Rapport Z + rapport « Virement à effectuer / ticket »