Administrative assistant

Poste sous forme de FPIE (implique d'être considéré comme demandeur d'emploi)

-Contrat de formation de 6 mois donnant suite à un contrat de minimum 6 mois en CDD et ensuite ​possibilité de CDI (temps de travail à discuter - 3/5, 4/5 ou temps plein)

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené(e) à jouer un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’entreprise. Vos principales responsabilités seront les suivantes :

1. Réponse aux demandes administratives des clients :
   • Traiter et répondre efficacement aux courriels, appels et demandes écrites des clients concernant les aspects administratifs de leur dossier.
   • Assurer un suivi rigoureux et personnalisé afin de garantir la satisfaction et la fidélité des clients.
2. Support au service technique (gestion des encodages) :
   • Collaborer étroitement avec l’équipe technique pour l’encodage et la mise à jour des menus des clients dans nos systèmes.
   • Garantir l’exactitude des données saisies et le respect des délais impartis.
3. Suivi des démarches administratives auprès du SPF (boîtes noires) :
   • Gérer les dossiers d’enregistrement des boîtes noires des clients auprès du SPF (Service Public Fédéral).
4. • Suivre l’avancement des démarches et informer les clients en temps utile.
5. Support aux équipes commerciales et service client :
   • Assister dans le traitement et le suivi des demandes commerciales (mise à jour de bases de données, etc.).
   • Contribuer à la gestion des demandes de support client en relayant les informations aux services concernés et en veillant à leur traitement rapide et efficace. 
     
6. Suivi des paiements clients :
   • Assurer le suivi des factures émises et veiller à leur paiement dans les délais impartis.
   • Effectuer les relances nécessaires auprès des clients, avec professionnalisme. 
     
7. Participation à la communication digitale :
   • Contribuer à la création de contenus simples (visuels, publications, textes) pour alimenter les réseaux sociaux de l’entreprise.
   • Soutenir l’image de marque et la visibilité de la société à travers une communication cohérente et engageante.
8. Polyvalence et esprit d’initiative :
   • En tant que membre clé d’une petite structure en pleine expansion, vous serez amené(e) à participer ponctuellement à d'autres tâches transversales ou exceptionnelles.
   • Cette diversité de missions constitue une véritable richesse, offrant un environnement d’apprentissage stimulant, vivant et en constante évolution

Compétences techniques :

1.Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Outlook, Word...)

2.Avoir déjà travaillé avec Odoo est un plus.

3. Connaissance du néérlandais et/ou de l'anglais souhaité

4. Attrait pour la communication sur les réseaux sociaux

Qualités personnelles :

1.Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément: Être capable de jongler avec plusieurs demandes tout en gardant une bonne organisation.

2.Autonomie et esprit d’équipe : Être capable de travailler de manière indépendante tout en communiquant efficacement avec le reste de l’équipe.

3.Rigueur:  pouvoir travailler avec précision, méthode et constance, en respectant les procédures, les délais, et en assurant la fiabilité des informations traitées

4. Sociablilité: contribuer à la bonne ambiance dans la société